Plusieurs utilisateurs sur le compte de votre association : rôles et accès

Introduction

La comptabilité d'une association loi 1901 n'est presque jamais l'affaire d'une seule personne. Un ou plusieurs trésoriers la tiennent au quotidien, tandis que les autres membres du conseil d'administration doivent pouvoir la consulter pour exercer leur rôle de gouvernance — sans pour autant risquer de modifier une écriture par erreur. Jusqu'ici, un compte Quonta ne pouvait être utilisé que par une seule personne à la fois. Ce n'est plus le cas : vous pouvez désormais inviter plusieurs utilisateurs sur le compte de votre association, chacun avec le niveau d'accès qui lui correspond.

Pourquoi plusieurs utilisateurs, et pourquoi deux niveaux d'accès

Deux besoins reviennent très souvent chez les associations que nous accompagnons :

• Plusieurs trésoriers (ou un trésorier et son adjoint) doivent pouvoir saisir et modifier les écritures, chacun avec son propre identifiant — plutôt que de partager un seul mot de passe, ce qui ne permet pas de savoir qui a fait quoi, ni de retirer l'accès proprement quand une personne quitte ses fonctions.
• Les autres membres du conseil d'administration ont besoin de consulter le bilan, le compte de résultat ou le détail des écritures — pour préparer une réunion, répondre aux adhérents, ou simplement exercer leur devoir de surveillance — sans avoir la possibilité de modifier quoi que ce soit, même par erreur.

D'où les deux niveaux d'accès proposés : un accès complet pour les personnes qui tiennent les comptes, et un accès en lecture seule pour celles qui doivent simplement les consulter.

Les deux niveaux d'accès, en détail

Accès complet (lecture et écriture) : la personne a les mêmes droits que le compte qui a créé l'association. Elle peut saisir, modifier et supprimer des écritures, gérer le plan comptable et les journaux, clôturer un exercice, et inviter à son tour d'autres utilisateurs. C'est le niveau adapté à un trésorier ou à un trésorier adjoint.

Accès en lecture seule : la personne peut consulter librement le tableau de bord, les écritures, le bilan, le compte de résultat et tous les rapports — mais ne peut rien créer, modifier ni supprimer. Ce n'est pas qu'une question d'interface : la restriction est appliquée techniquement sur chaque action, ce qui garantit qu'aucune modification accidentelle n'est possible, même en forçant une page. C'est le niveau adapté aux membres du conseil d'administration qui doivent suivre les comptes sans les tenir.

Comment inviter un nouvel utilisateur

La démarche se fait entièrement depuis votre espace, en quelques étapes :

1. Rendez-vous dans Paramètres > Utilisateurs.
2. Renseignez le nom et l'email de la personne à inviter, et choisissez son niveau d'accès (complet ou lecture seule).
3. La personne reçoit un email l'informant de son ajout à l'association, avec un lien pour choisir elle-même son mot de passe.
4. Elle peut ensuite se connecter normalement, avec son propre identifiant.

Il n'y a pas de limite sur le nombre d'utilisateurs, ni sur la répartition entre accès complet et accès en lecture seule : à vous de l'adapter à l'organisation de votre association.

Quelques bonnes pratiques

• Gardez toujours au moins un utilisateur en accès complet — c'est d'ailleurs une sécurité intégrée à Quonta : il est impossible de retirer l'accès du dernier administrateur de l'association, pour éviter de vous retrouver bloqué dehors.
• Quand un trésorier termine son mandat, retirez son accès depuis la même page plutôt que de continuer à partager un compte devenu obsolète.
• Pour un membre du conseil d'administration qui veut simplement suivre les comptes, préférez systématiquement l'accès en lecture seule à l'accès complet : c'est plus sûr, et ça évite toute modification involontaire.

Cette fonctionnalité est disponible dès maintenant, sur l'ensemble des offres. Si votre association n'a pas encore de compte Quonta, un mois d'essai gratuit, sans carte bancaire, suffit pour la tester avec votre équipe.